תהליך התפעול
יש האומרים כי פעילות הארגון כולה מורכבת מתהליכים רבים, הניתנים למיפוי, להגדרה ולשיפור.
במאמר קודם הגדרנו את חשיבות התהליך. מאמר זה הינו מאמר הפתיחה לסדרת מאמרים אשר תעסוק במרכיביו השונים של התהליך התפעולי. אקדים ואומר כי מרבית הכתוב בסדרה זו יכול להתאים לתהליך בכלל, כולל תהליך מכירה, תהליך גיוס וכיו"ב. מטבע הדברים בחרתי להתמקד בפן התפעולי, אך ברור כי זה לא הפן היחיד לנושא התהליכים בארגון.
נשמע מוכר? מהו התהליך התפעולי? למה הוא כל כך חשוב עד כדי כתיבת סדרת מאמרים לגביו?
ובכן, במקרים בהם צוות שורה תחתונה מגיע ללקוחות לסיוע בפתרון בעיות ולשיפור פריון הארגון, אנו נתקלים בארגונים בהם הנושא הבסיסי קרי תהליך התפעול לוקה באחת או יותר מן הבעיות הבאות:
- התהליך התפעולי אינו מוגדר באופן ברור. כל אחד מהמעורבים עושה כל הוא מוצא לנכון לצורך קידום התהליך.
- התהליך התפעולי אינו מתאים למטרות החברה, לשוק בו היא פועלת ולסביבת הפעילות של החברה.
- אין בתהליך התפעולי, נקודות ביקורת ונקודות מדידה מוגדרות ומוסכמות. ממילא גם אין דוחות בקרה לבחינת יעילות התהליך ותוצאותיו בפרמטרים השונים.
ראשית, כדרכי, אחפש את ההגדרה המתאימה למונח "תהליך".
תהליך , הינו רצף מצבים או פעולות שונות, המתמשכים לאורך זמן ומובילים לתוצאה אחת או רבות. מאפיינים משותפים – עשויים להיות לתהליכים בתחומים שונים.
לכל התהליכים יש קצב, המוגדר ע"י הזמן שבו מתרחש והמעבר בין מצבים הנמצאים במסגרת התהליך.
קיימים תהליכים אקראיים (תהליך סטוכסטי) ותהליכים דטרמיניסטים.
קיימים תהליכים הפיכים ובלתי הפיכים.
קיימים תהליכים המתכנסים לפיתרון יחיד, או כאלו המתכנסים לפתרונות מרובים.
יש תהליכים קצרי-טווח וארוכי-טווח.
אפשר להגדיר תהליך גם כסדר הפעולות הנדרש או הדרך אותה יש לעבור כדי להגיע לתוצאה המקווה וגם כהתפתחות הדרגתית.
מתוך קריאת הגדרות הנ"ל , ברור לנו כי :
- בתפעול איננו מעוניינים בתהליכים סטוכסטיים / אקראיים, אשר תוצאותיהם אינן ידועות מראש.
- תהליך הוא רצף פעולות הבאות בזו אחר זו.
- תהליך יכול להתפצל לכמה שלבי המשך, חשוב להגדיר היטב את הנקודות לפיצול ואת המדדים לפיצול, אחרת נקבל תהליך סטוכסטי / אקראי.
- בדרך כלל בתעשייה - השלבים השונים בתהליך אינם הפיכים (אם ביצעת שלב עיבוד מסוים על גבי חומר הגלם, במרבית המקרים לא ניתן יהיה להחזיר את המצב לקדמותו, או שעלות ההחזרה אינה ריאלית).
- לכל תהליך יש קצב. כמנהלים בתעשייה נשאף להגביר את קצב הביצוע האפשר.
במאמרים בהמשך, נמפה את התהליך התפעולי כולו, משלב קבלת ההזמנה ועד למסירת התוצרת ללקוח, תוך שימוש בדוגמאות מפרויקטים רבים אשר ביצענו עבור לקוחותינו במגוון תחומי עיסוק וייצור.
