תפ"י - מהו? ובמה חשיבותו?
ראשית להגדרות: תפ"י, משמעו: תכנון ופיקוח על היצור - כל מילה כאן חשובה.
באופן טבעי, מרבית המנהלים בארגונים מבינים ומיישמים את החלק הראשון, קרי – התכנון, אולם לא תמיד יש הבנה עמוקה ומלאה של משמעות הפיקוח על הייצור - וחשיבותו.
ומה התפקיד המלא והנכון לתפ"י?
אמחיש זאת כך: במרבית הארגונים בהם איבחנו, מהנדסי חברת שורה תחתונה, בעיה בתחום זה, המלצנו, במקביל לפעילויות נוספות, לשנות את שם המחלקה מתפ"י ל - שירות לקוחות.
לא מעט גבות הורמו בתמיהה - הן שירות לקוחות הם אלו אשר עונים לטלפון ורושמים תלונות והשגות שונות של לקוחות על מוצרי הארגון ושירותיו. מה הקשר של תפ"י לכל זה?
ובכן, השם הזה נבחר על מנת להדגיש את תפקידה של מחלקת התפ"י - כנציגת הלקוח במפעל.
הדבר מתבטא בפעילות נכונה של מחלקת התפ"י.
פעילויות מחלקת התפ"י
- מחלקת התפ"י מבינה את צרכי הלקוח.
- מחלקת התפ"י מתרגמת את הצרכים לשפת המפעל: מספרים קטלוגים, הליכים, חומרים וכיוצא בכל אלו.
- מחלקת התפ"י קובעת מועדי אספקה, בתיאום עם הייצור, או כחלק מאמנה מסודרת אשר בין ייצור למכירות, בכל הקשור למועדי אספקה.
- מחלקת התפ"י מאשרת הזמנה ומתחייבת לכמות ומועד מול הלקוח.
לסיכום פעילות מחלקת התפ"י: כל המערכת התפעולית עובדות עבור מחלקת התפ"י, על מנת לקיים את אשר הבטיחה.
עד כאן חלק התכנון בעבודת מחלקת התפ"י. בתיאור גרפי זה ניראה כך:
בתרשים זה, מתוארת זרימת ההזמנה המתקבלת מגופי המכירות, חנויות ומפיצים, אל המפעל.
התהליכים במחלקת התפ"י: פירוק ההזמנה לרכיבים המסופקים ממלאי, ורכיבים הדורשים ייצור.
לאלו הדורשים ייצור - מכינה מחלקת התפ"י: פקודות עבודה ודרישות חומר, מתוכן מבודדים את החומרים אשר אינם בנמצא במלאי ויש לרכוש - כך נוצרות דרישות רכש.
במרבית מערכות המידע הארגוניות, ERP, קיימים מודולים המסייעים לתפ"י בכל הקשור לניתוח ההזמנות, בקרת מלאי, פתיחת פקודות עבודה ותכנון הייצור.
מהטעם הזה, בארגונים המפעילים מערכות משוכללות אלו, עובדי מחלקת התפ"י - נקראים בקרי MRP, שכן הם עובדים ישירות מול המערכת. כל אחד מטפל בקבוצת מקטי"ם - לה הוא אחראי.
פעילות זו היא עדיין ב"חוג פתוח" כלומר ללא משוב וללא הפיקוח, אשר הוא חלק מהותי בעבודת התפ"י.
איך ייסגר החוג? כלומר מה עם תפקיד הפיקוח של התפ"י על הפעילות המערך הייצור?
נחזור לראשי התיבות: תפ"י = תכנון פיקוח יצור
כל מערכת ניהולית צריכה לעבוד בחוג סגור, כלומר לקבל משוב על מילוי ההנחיות ולתקן אותן בהתאם.
התפ"י אינו שונה מכלל זה. במערכת מתפקדת, כל המערך התפעולי עובד על מנת לקיים את שהבטיח התפ"י והתחייב ללקוחות.
לאחר שהתפ"י העביר את הוראות הייצור ודרישות החומר לגורמי הייצור והרכש, חובתו היא לפקח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש.
לצערי, קיימים הרבה ארגונים בהם חלק זה לוקה בחסר.
על מנת לטפל בליקוי (פיקוח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש) זה יש לבצע ולהקפיד על מספר נושאים:
- מיקום התפ"י במבנה הארגוני ותפישתו כגוף מתכנן, אך גם מפקח.
בארגונים רבים, מנהל התפ"י הוא יד ימינו של מנהל התפעול ומהווה עבורו את מערך הבקרה והדיווח על התקדמות העבודה.
כדוגמה לחשיבות מיקום התפ"י ובניית מיצובו בארגון, אספר כי בארגון יצרני, אותו ניהלתי, ואשר היה בעל דרישות תובעניות ביותר בכל הקשור לעמידה בזמני אספקה ללקוחות - הופעלה שיטה של שיחות בוקר בנות 20 דק', לא יותר.
ישיבות אלו התנהלו אמנם במשרד שלי אך היה ברור לכולם כי הן בעצם ישיבות של מנהלת התפ"י אשר עדכנה את הפעילות הנדרשת לאותו יום, לאור ריכוז דיווחי הייצור ואספקה מיום קודם.
שיטה זו מומלצת ביותר, ומדגימה עבור כל הארגון את חשיבות התפ"י ומרכזיותו.
- כלי בקרה מתאימים
במרבית המערכות הארגוניות יש כלי דיווח ייצור. כלים אלו יכולים להיות אוטומטיים על ידי קליטת נתונים של סיום ייצור באמצעות סורקי ברקוד, גלאי RFID וכיוצא באלו, או ידניים על ידי דיווח סיום יצור ו/או העברה למלאי.
בכל מקרה, נתונים אלו משמשים את התפ"י למעקב אחר סטטוס הפעילות.
ללא ידיעה על סטטוס - נשלל מהתפ"י מידע קריטי להצלחת הארגון.
לאור זאת יש להקפיד על דיווחים סדירים ומדויקים ככל האפשר.
במספר מקומות עדיין נהוג לרכז טופסי דיווח ידניים ולהקליד אותם - חסרונה העיקרי של שיטה זו, לבד מהסיכוי המוגבר לטעות הקלדה, הוא בחוסר עדכניות הנתונים, בד"כ בעיכוב של יום ייצור אחד לפחות.
כלי הבקרה הם מעין לחו מחוונים ברכב, הנותן לנהג מידע בזמן אמת על ביצועי הרכב (ועל ביצועי הנהג).
- דיווח סטטוס שוטף של הזמנות רכש וצפי להגעת חומרים.
יש לפתח שיטת דיווח ועדכון בה התפ"י מעודכן בזמן אמת על מצב הגעה של חומרים וזמני הגעה צפויים - זהו כלי מהותי בתכנון החומר.
ממשק בין הרכש לתפ"י יכול גם הוא להתבצע על ידי עדכון ידני של רשימת הזמנות פתוחות או, למשל, על ידי עדכון ממוחשב המופיע בתוכנה הארגונית בכל פעם שהגוף האחראי להובלת ההזמנות (בד"כ מחלקת רכש או מחלקת לוגיסטיקה), מעדכן שינוי במצב ההזמנה.
ניתן למצוא את הכלי המתאים לכל ארגון וארגון על פי מאפייני הפעילות ונפח העבודה.
נדגים את נקודות הפיקוח בתרשים פעילות התפ"י . באדום מודגשות נקודות חובה לדיווח.
ניתן להוסיף נקודות נוספות - על פי הצורך הארגוני.
לסיכום: התפ"י – הינו מרכז העצבים של החברה.
ע"י: ניהול נכון שלו, הצבת כ"א איכותי, הגדרת מערכת מטרות ויעדים מתאימה, השקעה בכלי פיקוח ובקרה ותמיכה בפעילויותיו ובמיקומו המרכזי בארגון – ניתן להגדיל את התפוקות ואת איכות התפוקות של הארגון – קרי הגדלת רווחיות.
מאמר זה פורסם בגיליון אוגוסט של עיתון מי ומי בשרשרת האספקה – קישור למאמר מתוך העיתון
