Passport – כלי לבקרה ומיסוד תהליך הפיתוח

במאמר זה נעסוק בכלי האחרון בסדרת כלי ה - LEAN, עליה כתבתי לכם מאמרים רבים.

כלי זה הוא כלי ה Passport. כשמו כן הוא. בלי חתימה בדרכון לא ניתן לעבור בשער הביקורת ולהתקדם.

לא נעסוק הפעם בנסיעות וביקורים, אם כי לפי מספר התגובות שהמאמר בנושא תערוכות קיבל, זה נושא מאד פופולארי נעסוק בנסיעה מסוג אחר ולמעשה מסע...

עד עתה התקדמנו לנו לאיטנו במעלה הפירמידה. עברנו על כל הכלים והסברנו כיצד ישמשו הכלים הללו להגעה לשיפור תהליכים ולמצוינות תפעולית.

הכלים הללו נכונים לכל ארגון, בעיקר יצורי, אך חלקם הגדול מתאים גם לארגונים מסחריים ולוגיסטיים וגם ליישום בסביבת המשרדים, כחלק ממדיניות המצוינות בכל ארגון וארגון.

כלי הפספורט שונה במעט.

כלי זה נועד, לבקר ולמסד את תהליך הפיתוח בארגונים העוסקים בכך. זהו כלי ניהולי בעיקרו.

באמירה פיתוח, אין הכוונה אך ורק לפיתוח מוצר, אלא גם לפיתוח תהליך שירות או כל דבר אותו הארגון מעוניין למכור ללקוחותיו.

כלי הפספורט הוא מערכת נקודות ביקורת. בכל שלב מוגדרת נקודת ביקורת ובה מוגדר מהו המידע שעל ההנהלה לקבל על מנת לאשר, לדחות או לתקן כיוון לפרויקט המבוקר.

מעבר נקודת הביקורת נעשה בדרך כלל בפגישות מרובות משתתפים בהן משתתפים נציגים מכל המעורבים במוצר לכל אורך חייו המתוכננים. המדובר בנציגי הרכש, ייצור, תפעול, שירות, שיווק ומכירות, הנהלה בכירה וכיו"ב.

דבר נוסף אשר נעשה בכל נקודת ביקורת, הוא הקצאת התקציב רק עד לשלב הבא.

בשיטות אחרות, בהן התקציב לפיתוח אושר בתחילת הדרך עבור כל התהליך, נוצרו בד"כ חריגות תקציביות גדולות ביותר.

הסיבה הייתה - התקדמות בפרויקט גם מהבחינה התקציבית, ואז משהפרויקט לא הגיע ליעדיו, היה צורך לתקצב מחדש את התהליך כולו כדי לבצע התאמות בתהליך / מוצר אשר פותחו.

בשיטת הפספורט, בכל שלב מתוקצב רק החלק הבא, וזאת רק אחרי שהפרויקט עבר בהצלחה את אישור השלב הקודם.

גם כאן, כמו בכל יישום של כלי LEAN מערב התהליך את הנהלה הבכירה ביותר על ידי מחויבות השתתפות של ההנהלה במפגשי האישור.

יישום מבדקי הפספורט בתהליכי הפיתוח, יחסוך לחברה זמן רב ועלויות פיתוח נכבדות. כמו כן, עקב מעורבות של כל הגורמים הרלוונטיים לחיי המוצר בתהליך אישור הפיתוח, המוצר יהיה מתאים יותר לדרישות השוק, קל יותר לתחזוקה ובאופן כללי יעמוד טוב יותר במטרות הפרויקט הראשוניות.

בחברת שורה תחתונה, ליווינו בהצלחה, מספר לקוחות בהנחלה והטמעה של תהליכי LEAN מורכבים, ובהם גם תהליך Passport.