PM&C - ניהול תהליך והסמכתו
ובכן, אנו מתקרבים לסוף הסקירה של כלי ה - LEAN. הכלי ב נעסוק הפעם משתייך למשפחת כלי ה שיפור ומניעת בזבוזים. בין הכלים בקבוצה זו שכבר נסקרו:
New 5S ,Standard Work ,TPM , Set UP Reduction.
הכלי בו נעסוק הפעם, ניהול תהליך והסמכתו, עוסק בתהליכי הייצור והשרות.
Process Management & control – PM&C
כל פעילות בארגון היא תהליך או רצף של תהליכים.
לעיתים תהליכים אלו מבוצעים במשך זמן ארוך מבלי שנשאלו לגביהם שאלות בסיסות כגון: מה גבולות התהליך, מה יכולות התהליך, מה הצרכים האמתיים של הלקוחות (פנימיים או חיצוניים) מהתהליך.
נושא הסמכת התהליך נמצא בחלק העליון של הפירמידה, ולא בכדי. יש בכך כדי לבטא כי תהליך בשליטה, קרי יציב, צפוי וחזרתי וכן יכול לספק תוצרים התואמים את ציפיות הלקוחות ב 100% מהזמן.
להסמכת התהליך 6 שלבים עיקריים:
1 . הקמת צוות.
הצוות יורכב ממשתמשים בתהליך ומומחים לתהליך או שיטת העבודה הרלוונטית.
מטרת הצוות היא לזהות נושאים שהם רלוונטיים לצרכי הלקוח, כגון אספקה ואיכות, או הרלוונטיים לתהליך עצמו כגון שונות בתהליך, קצב, איכות התוצר.
לצוות צריך להיות מנדט לשינוי ושיפור בתהליך ועליו לפעול, כרגיל ב - LEAN באופן פורמאלי וקבוע, עד להשגת מטרות השיפור.
2 . הגדרת התהליך.
לכל תהליך צריך שיוגדרו כמה פרמטרים בסיסיים, לפחות
- גבולות התהליך – היכן מתחיל והיכן מסתיים
- יישום SIPOC - ספק, תשומה, תהליך, תפוקה, לקוח.
הגדרת כל חלקי השרשרת מחומר הגלם והספק ועד ללקוח הסופי, כשכל שלבי התהליך אמורים ליצר, בדיוק הנדרש את הקשר בין כל המרכיבים.
3 . בקרה והערכה של יכולות התהליך.
בשלב זה אנו מעריכים ובוחנים את נתוני התהליך, תוך השוואה של נתוני תשומות ותפוקות למאפייני התהליך. דבר זה נעשה על ידי תרשימי בקרה סטטיסטיים הנותנים תמונה על יכולות התהליך לאורך זמן, ומציגים זאת באופן גרפי.
כך ניתן להעריך את השונות בתהליך לאורך זמן, סטיות מתמשכות ותנועות באיכות הביצוע.
4 . בניית מערכת בקרה ויכולות תהליך המבוססות על כלים סטטיסטיים.
בעזרת כלים סטטיסטיים אלו נוכל לכמת את היכולות של התהליך ולבחון האם הוא מתאים לדרישות הלקוח. במצבים מסוימים, מתברר כי התהליך כלל אינו מסוגל לספק לאורך זמן את הדרישות, והמקרים בהם הוא עומד בדרישות, הם החריג הסטטיסטי ואינם משקפים יכולת יציבה לאורך זמן.
במקרה זה נדרש שינוי מהותי בתהליך למשל החלפת ציוד או שינוי תכן המוצר.
5 . בניה והכנת מסמכים לתכנית בקרה ושליטה.
לאחר שכל הנ"ל ידוע וברור, יש לתעד את האמצעים והשיטות לשמירה על יציבות התהליך אשר הושגה, וכן למסד בכתובים, תכנית בקרה והגדרות להתראה על חריגות בתהליך, על מנת שניתן יהיה לתקן אותן במהירות, מבלי שתהיה לכך השפעה על הלקוח.
ולבסוף:
6 . הסמכת התהליך על ידי ריכוז בקרת תיעוד של כל השלבים אשר בוצעו עד עתה וכן מיסוד ותיעוד של כל הפעולות אשר יש לבצע באופן שוטף על מנת לשמור על יציבות התהליך.
הכתיבה של כל שלבים אלו הייתה מעייפת.
איך בכלל ניתן לבצע זאת?
ובכן:
בפועל הדברים אינם כה מסובכים.
לדוגמא: אצל אחד מלקוחותינו, בו לשקילה היה חלק חשוב בהכנת חומרי הגלם, הסמכת תהליך השקילה של ה"מנות", החלה בכך שהצוות איתר כי למשקלים אין כלל תכנית כיול.
הוכנה תכנית לכיול, על דרישות שהתקבלו ממחלקת הטכנולוגיה והתקינה, ובהתאם הוגדרו אחראים, טופס ביקורת תקופתי והוכנס סעיף למבדק התקופתי המבוצע במחלקה.
זו פעילות פשוטה, אשר קיבלה את תשומת הלב רק לאחר שהוחל ביישום של "הסמכת תהליכים" על מנת לשפר את הדירות המוצרים ולהקטין את מספר ביקורות האיכות אשר נדרשו.
יישום זה, אשר בוצע בכל התהליכים המרכזיים במפעל בעזרת צוות שורה תחתנה חסך ללקוח כ - 20% מזמן הייצור הכולל, אשר הושקע, עד אז בטיפול בתוצאות אי - יציבות התהליך לפני שיוצב ונוהל.
