בתהליכי משרד מסתתר הרבה כסף

המקרה הזה הינו טיפוסי למפעלים רבים בהם אנו פועלים.

המדובר בחברה לייצור מטבחים, מן הגדולות הארץ.

הבעיה:

אגף הייצור של המטבחים פיגר באספקות באופן קבוע ומנהל הייצור ביקש שיוסיפו לתהליך הייצור עוד שבועיים, וכך יהיה לו די זמן מקבלת תיק הייצור ועד למועד האספקה הנדרש.

כמובן שמנהל המכירות התנגד לכך בכל תוקף. לדבריו, זמן האספקה הקיים בן 10 שבועות, ארוך מידי ויוצר בעיה מול המתחרים.

מנכ"ל החברה ביקש כי נבחן את תהליך האספקה לכל ארכו, מקבלת ההזמנה בחנות, על ידי מתכננת המטבח היושבת מול הלקוח, ועד להעמסת המטבח המוכן במפעל, לקראת הרכבתו בבית הלקוח.

בחינת התהליך:

בבחינת התהליך התברר כי לפעילות המשרדית / הנדסית - מקבלת ההזמנה ועד להעברה לייצור, נדרשו 6 שבועות. לייצור עצמו, כולל הערכות לוגיסטית לחומרים ופריטים אשר אינם בזמינות במלאי, נותרו 4 שבועות בלבד.

התמקדנו בבחינת התהליך המשרדי / הנדסי כולל הכנת התיק לייצור.

הממצאים: 

ההגדרה הבסיסית של האחריות למוצר תקין ועל פי דרישות הלקוח, לא הייתה ברורה. התיק העבר מיד ליד כשכל שלב מעלה שאלות נוספות, החוזרות למתכננת והיא בתורה שואלת את הלקוח וחוזרת למחלקת ההנדסה במפעל עם התשובות. נוצר "טלפון שבור" המוביל לטעויות.

כדי למנוע טעויות אלו נבנו מנגנוני בקרה של בדיקות חוזרות על ידי המתכננת בחנות, לאחר כל שלב בהנדסה. המידע זרם אין ספור פעמים הלוך וחזור בין ההנדסה למתכננת. בסופו של דבר נערכה עוד ביקורת אחת על ידי מנהלת מחלקת הנדסה, לכל תיק ותיק, ולאחריה הועבר התיק לייצור. כל זאת ועוד – בייצור עדיין התגלו בתיק מספר רב של אי התאמות שנדרשו להיפתר בזמן קצר ביותר, למרות משך הזמן הארוך שהתיק שהה בהנדסה.

גילינו עוד, כי חלק מהסיבות לשיטת פעילות זו הייתה חלוקת משימות של צוות ההנדסה, כל אחד בתחום מסוים וכך התיק היה חייב לעבור מיד ליד. מעין פס ייצור.

הפתרון:

ראשית הוגדר כי לכל הזמנה יהיה איש צוות הנדסה יחיד, האחראי לביצוע והכנת תיק הייצור. בנקודות מסוימות בהן התגלה פער ידע בין אנשי ההנדסה (בינם לבין עצמם), הושלם פער זה ע"י הדרכות.

שנית, בוטלה מערכת הביקורת והבדיקה. לכל איש צוות היה ברור כי זו אחריותו המלאה לביצוע נכון של התיק לו הוא אחראי.

שלישית, איש הנדסה האחראי לתיק ייצור מסוים קיבל הרשאה לפנות ללקוח ולאשר עמו פרטים טכניים. רק במקום בו הייתה לשינוי משמעות כספית ערבו את המתכננת בחנות אשר אחראית לצד המסחרי של ההזמנה.

התוצאות:

נוצר היפוך בחלוקת הזמן בין הייצור להנדסה. כעת משך הזמן שנדרש לביצוע תיק ייצור הוא 3- 4 שבועות בלבד ולייצור יש 6-7 שבועות להיערך ולייצר את המטבח.

בנוסף, כמות התקלות ואי ההתאמות בתיקי הייצור פחתה ביותר מ 50% בעקבות האחריות האישית הברורה של איש צוות הנדסה לתיק ייצור מסוים.

מסקנה:

אכן, בתהליכי משרד מסתתר הרבה כסף – ניתן למצוא אותו ולחסוך אותו.