חשיבות הפיקוח והמשוב של התפי לארגון
במאמר הקודם, כתבתי לכם על "לב העניין" - התפ"י כ"מרכז העצבים" של החברה – קישור למאמר.
התגובות, למאמר הקודם בנושא התפ"י - לא אחרו לבוא, חלקן דנו בנושא האם התפ"י הוא הלב או המוח וחלקן אף תבעו את עלבונם של מרכיבים אחרים בשרשרת התפעולית. כך או כך - נראה שהנושא חשוב ומעניין.
הגדרת התפ"י – תכנון פיקוח יצור
במאמר זה – נדון בנושא חשיבות פיקוח היצור כחלק ממכלול עבודת התפ"י.
כל מערכת ניהולית צריכה לעבוד בחוג סגור, כלומר לקבל משוב על מילוי ההנחיות ולתקן אותן בהתאם.
התפ"י אינו שונה מכלל זה. במאמר הקודם הובהר כי במערכת מתפקדת, כל המערך התפעולי עובד על מנת לקיים את שהבטיח התפ"י והתחייב ללקוחות.
לאחר שהתפ"י העביר את הוראות הייצור ודרישות החומר לגורמי הייצור והרכש, חובתו היא לפקח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש.
לצערי, קיימים הרבה ארגונים בהם חלק זה לוקה בחסר.
על מנת לטפל בליקוי (פיקוח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש) זה יש לבצע ולהקפיד על מספר נושאים
- 1. מיקום התפ"י במבנה הארגוני ותפישתו כגוף מתכנן, אך גם מפקח.
בארגונים רבים, מנהל התפ"י הוא יד ימינו של מנהל התפעול ומהווה עבורו את מערך הבקרה והדיווח על התקדמות העבודה.
כדוגמה לחשיבות מיקום התפ"י ובניית מיצובו בארגון, אספר כי בארגון יצרני, אותו ניהלתי, ואשר היה בעל דרישות תובעניות ביותר בכל הקשור לעמידה בזמני אספקה ללקוחות - הופעלה שיטה של שיחות בוקר בנות 20 דק', לא יותר.
ישיבות אלו התנהלו אמנם במשרד שלי אך היה ברור לכולם כי הן בעצם ישיבות של מנהלת התפ"י אשר עדכנה את הפעילות הנדרשת לאותו יום, לאור ריכוז דיווחי הייצור ואספקה מיום קודם.
שיטה זו מומלצת ביותר, ומדגימה עבור כל הארגון את חשיבות התפ"י ומרכזיותו.
- 2. כלי בקרה מתאימים
במרבית המערכות הארגוניות יש כלי דיווח ייצור. כלים אלו יכולים להיות אוטומטיים על ידי קליטת נתונים של סיום ייצור באמצעות סורקי ברקוד, גלאי RFID וכיוצא באלו, או ידניים על ידי דיווח סיום יצור ו/או העברה למלאי. בכל מקרה, נתונים אלו משמשים את התפ"י למעקב אחר סטטוס הפעילות.
ללא ידיעה על סטטוס, נשלל מהתפ"י מידע קריטי להצלחת הארגון.
לאור זאת יש להקפיד על דיווחים סדירים ומדויקים ככל האפשר.
במספר מקומות עדיין נהוג לרכז טופסי דיווח ידניים ולהקליד אותם - חסרונה העיקרי של שיטה זו, לבד מהסיכוי המוגבר לטעות הקלדה, הוא בחוסר עדכניות הנתונים, בד"כ בעיכוב של יום ייצור אחד לפחות.
- 3. דיווח סטטוס שוטף של הזמנות רכש וצפי להגעת חומרים.
יש לפתח שיטת דיווח ועדכון בה התפ"י מעודכן בזמן אמת על מצב הגעה של חומרים וזמני הגעה צפויים - זהו כלי מהותי בתכנון החומר.
ממשק בין הרכש לתפ"י יכול גם הוא להתבצע על ידי עדכון ידני של רשימת הזמנות פתוחות או, למשל, על ידי עדכון ממוחשב המופיע בתוכנה הארגונית בכל פעם שהגוף האחראי להובלת ההזמנות בד"כ מחלקת רכש או מחלקת לוגיסטיקה), מעדכן שינוי במצב ההזמנה.
ניתן למצוא את הכלי המתאים לכל ארגון וארגון על פי מאפייני הפעילות ונפח העבודה.
נדגים את נקודות הפיקוח בתרשים פעילות התפ"י מהמאמר הקודם + באדום מודגשות נקודות חובה לדיווח.
ניתן להוסיף נקודות נוספות - על פי הצורך הארגוני.
חברת שורה תחתונה, מתמחה בייעול ארגונים מסחריים ומרכזים לוגיסטיים, תכנון מפעלים ומערכים, שיפור תהליכים, תמחור מוצר, ניהול פרויקטי הקמה, ניהול הרכש, מחשוב ארגוני, ייבוא / ייצוא ושילוח בינלאומי וניהול האיכות.
אני מזמין אותך – להתקשר אלי, עכשיו 054-7796387 ולקבוע פגישה!!!
או פנה במייל david@dsbl.co.il
