כיצד רכש מוצלח תורם ישירות ל"שורה התחתונה"

כל מנהל יודע ומכיר את העובדות: שיפורים והצלחות בתחום הרכש תורמים ישירות ל"שורה התחתונה" כלומר לרווחים. אולם איך משיגים שיפורים אלו?

במאמר זה, נסביר כיצד משיגים הצלחות אלו, גם ע"י דוגמא ובנוסף, יש לך אפשרות לבחון את הארגון שלך בנוגע ליכולות הרכש.

ראשית נבצע הבחנה ברורה בין ניהול רכש לבין קניינות:

קניין – מבצע רכישות ע"פ דרישות המגיעות אליו.

ומה תפקידו של מנהל הרכש?

תפקיד מנהל  הרכש הוא ליצור מערך רכש יעיל אשר משלב קניינות וניהול של אסטרטגיית הרכש. קרי, על מנהל הרכש לוודא את זרימת החומרים והמוצרים לארגון – ע"פ צרכי הארגון, כך שיבוצע באופן שוטף, יעיל וביחס עלות תועלת הטוב ביותר האפשרי (לא בהכרח במחיר הנמוך ביותר)

לשם כך על מנהל הרכש לוודא כי:

• קיימת מתודולוגיית רכש מובנית המתאימה לצרכי הארגון.
• קיים הליך מדיד של הורדת עלויות אשר תוצאתו השנתית הינה עמידה ביעדי חיסכון אשר הוגדרו על ידי הנהלת הארגון.
• תנאי התשלום לספקים (אשראי ספקים) גבוהים מתנאי התשלום של הלקוחות (אשראי לקוחות), כדי למנוע חשיפה תזרימית.
• לכל מוצר ו/או שירות יש לארגון שני ספקים או יותר (כחלק מניהול הסיכונים), אשר אחד מהם הוא ספק עיקרי ואסטרטגי, והשאר מהווים חלופות ומקור לחדשנות נוספת. במצב של ריבוי יתר של ספקים, קיים שימוש רב מידי במשאבי הניהול (לדוגמא: צורך בגיוס קניינים).
• ביצוע יעיל של רכש עקיף ותקורות (לוגיסטיקה, אנרגיה, שירותים, פרסום, שווק וכד') בארגונים רבים רכש זה מהווה חלק ניכר מעלויות הרכש הכללי.
• תהליך הקניינות המתחיל בד"כ ע"י הוצאת דרישה לרכש על ידי מחלקת התפ"י, מתבצע ביעילות ובמהירות ותוך הקפדה על כללי המסחר, דינים וחוקים ומלוי נהלי הרכש בחברה.
• קיים ידע מקצועי מספיק על המוצרים והשירותים שיירכשו תוך הסתייעות באנשי מקצוע מתוך הארגון או בייעוץ מקצועי חיצוני.
• הצוות העומד לרשות מנהל הרכש והוא עצמו בעלי ידע בנושאי: מהות העסק, תהליך יבוא, דיני מס, נהלי מלאי, כישורי מו"מ, יכולת הערכת ספקים וביצוע Benchmarking (השוואה מול תנאי השוק), רכש טכני, רכש בחו"ל, ניהול חוזים, הגעה וטיפול נכון במידע ובמודיעין עסקי, ניהול סיכונים, הורדת עלויות (כולל מעורבות בשלבי פיתוח מוצרים, במידה ויש), השוואת כדאיות של ביצוע פעילויות באופן פנים חברתי מול ביצוע ע"י מיקור חוץ כדוגמת - יציאה לספקי משנה לפרויקטי: Turn Key ומדידת ביצועי מיקור חוץ וספקים
• איתור ספקים אמינים, איכותיים ויצירתיים, והגעה לשותפות אסטרטגית לצורך הגעה ליחסי WIN WIN עם הספק - הינו חלק חיוני של ניהול רכש. מנהלי רכש מקצועיים בדרך כלל עוסקים גם בלימוד על מוצרים ושירותים חדשים, אשר בפיתוח על ידי ספקיהם. על מנהל הרכש להיפגש עם ספקים קיימים ופוטנציאליים במפעלים שלהם ולדון עימם באפשרויות פיתוח הקשרים בין הלקוח לספק, מוצרים חדשים או כאלו אשר עדיין נמצאים בפיתוח אצל הספק – יכולים לתת ללקוח יתרון יחסי על פני המתחרים.

 בארגון יצרני, בתחום המתכת וההרכבות המתוחכמות, הפועל בעיקר לייצוא, בו פעלנו לאחרונה, לא ניתנה תשומת הלב המתאימה לבחירת מספר ספקים בתחום היצוא (שירותי עמילות מכס ושילוח). מנהל רכש מטעמנו, אשר התחיל לפעול בארגון, בחן נושא זה ותרם חיסכון מידי וממשי על ידי בחינת ספקים נוספים, ופעילות עימם, וכן הגדרת נהלי רכש מתאימים.

לסיכום: ההבחנה בין ניהול רכש מקצועי לבין קניינות - מראה כיצד ניתן להשיג את השיפורים והצלחות התורמים ישירות לרווחיות החברה.

 שאלון: בחן את עצמך ואת הארגון שלך - האם הארגון שלך, אכן ממצה את יכולות הרכש:

•  האם קיימת מתודולוגית רכש מובנית?
• האם קיים ריבוי ספקים לכל תחום?
• האם מתבצע תהליך הערכת ספקים תקופתית וכן Benchmarking (השוואה מול תנאי השוק) לגבי הספקים הקיימים והחדשים?
• האם מתבצע הליך ניהול סיכונים, לפחות אחת לשנה?
• האם קיים שימוש במידע ובמודיעין עסקי?
• האם מתבצע הליך מדיד של הורדת עלויות אשר תוצאתו הינה חיסכון ע"פ יעדי הנהלת הארגון?
• האם תנאי התשלום לספקים (אשראי ספקים) גבוהים מתנאי התשלום של הלקוחות (אשראי לקוחות)?
• האם תהליך הייבוא נבחן לאחרונה על מנת להוריד את עלותו?
• האם רכש טכני מתבצע במלא היעילות?
• האם ניתנת תשומת לב לרכש עקיף (רכש המהווה עשרות אחוזים מכלל הרכש)?
• האם לאחרונה נבחנה כדאיות של ביצוע פעילויות מסוימות אשר אינן נמצאות ב – Core Business של החברה באופן פנים חברתי מול ביצוע ע"י מיקור חוץ כדוגמת - יציאה לספקי משנה לפרויקטי: Turn Key ומדידת ביצועי מיקור חוץ וספקים

 במידה ואחת או יותר מהתשובות לשאלות הללו הינה לא – קרא לנו!!!