מהו תהליך התפעול?
פעילות הארגון כולה מורכבת מתהליכים רבים, הניתנים למיפוי, להגדרה ולשיפור.
במאמר קודם הגדרנו את חשיבות התהליך. מאמר זה הינו מאמר הפתיחה לסדרת מאמרים אשר תעסוק במרכיביו השונים תהליך התפעולי. אקדים ואומר כי מרבית הכתוב בסדרה זו יכול להתאים לתהליך בכלל, כולל תהליך מכירה, תהליך גיוס וכיו"ב. מטבע הדברים בחרתי להתמקד בפן התפעולי, אך ברור כי זה לא הפן היחיד לנושא התהליכים בארגון.
נשמע מוכר? מהו התהליך התפעולי? למה הוא כל כך חשוב עד שיש לכתוב עליו סדרת מאמרים?
ובכן, במקרים בהם צוות שורה תחתונה מגע ללקוחות לסיוע בפתרון בעיות ולשיפור פריון הארגון, אנו נתקלים בארגונים בהם הנושא הבסיס של תהליך התפעול לוקה באחת או יותר מן הבעיות הבאות:
- התהליך אינו מוגדר באופן ברור. כל אחד מהמעורבים עושה מה שהוא מוצא לנכון לצורך קידום התהליך.
- התהליך התפעולי לא מתאים למטרות החברה, לשוק בו היא פועלת ולסביבת הפעילות של החברה.
- אין בתהליך נקודות ביקורת ונקודות מדידה מוגדרות ומוסכמות. ממילא גם אין דוחות בקרה לבחינת יעילות התהליך ותוצאותיו בפרמטרים השונים.
ראשית, כדרכי, אחפש את ההגדרה המילונית למונח "תהליך".
על פי אתר "אקו- ויקי" תהליך הינו:
תהליך (Process) הוא רצף מצבים או פעולות משתנים המתמשכים לאורך זמן ומובילים לתוצאה מסוימת או למספר תוצאות אפשריות. לתהליכים בתחומים שונים יש מאפיינים משותפים, או תכונות, ויש תהליכים בתחומים שונים מאד שיש להם מאפיינים משותפים.
לכל התהליכים יש קצב - המהירות שבה מתרחש השינוי ושבה עוברים ממצב א' למצב ב' כאשר שני המצבים נמצאים במסגרת התהליך. בתהליכים רבים יש השהייה - הזמן שעובר בין רגע ההתרחשות של מצב מסוים לבין הרגע שבו מערכת בקרה מסוימת במסגרת התהליך, מזהה את השינוי ופועלת כדי לשנות את המערכת לכיוון אחר.
יש תהליכים אקראיים (תהליך סטוכסטי) ויש תהליכים דטרמיניסטים. יש תהליכים הפיכים ובלתי הפיכים. יש תהליכים המתכנסים לשיווי משקל יחיד או תוצאה אחת, ויש תהליכים שמתפצלים למספר קטן של שיווי משקל או למספר אינסופי של שיווי משקל. יש תהליכים קצרי-טווח וארוכי-טווח.
על פי אתר "מילוג", מילון עברי- עברי ברשת התהליך מוגדר כ:
1. סדר הפעולות הנדרש או הדרך שיש לעבור כדי להגיע לתוצאה הרצויה לדוגמה: "אני נמצאת בתהליך של גמילה מעישון", "הוא עבר תהליך לא קל עד שמצא עבודה."
2. התפתחות הדרגתית. "תהליך ההחלמה ייקח זמן רב."
מתוך קריאת הגדרות הנ"ל , ברור לנו כי :
- בתפעול איננו מעוניינים בתהליכים סטוכסטיים / אקראיים, שתוצאותיהם אינן ידועות מראש.
- תהליך הוא רצף פעולות הבאות בזו אחר זו.
- תהליך יכול להתפצל לכמה שלבי המשך, חשוב להגדיר היטב את הנקודות לפיצול ואת המדדים לפיצול, אחרת נקבל תהליך סטוכסטי / אקראי.
- בדרך כלל בתעשייה השלבים השונים בתהליך אינם הפיכים (אם ביצעת שלב עיבוד מסוים על חומר הגלם, במרבית המקרים לא ניתן להחזיר את המצב לקדמותו, או שעלות ההחזרה אינה ריאלית).
- לכל תהליך יש קצב. כמנהלים בתעשייה נשאף להגביר את קצב הביצוע כלל האפשר.
- לכל תהליך יש עלות. עלות זו יכולה להתחלק לעלות משתנה (שעות עבודה, חומר גלם) עלות קבועה (ארנונה, מנהל ייצור). בדרך כלל השאיפה היא לצמצם ככל הניתן את העלויות, בכל הסוגים.
במאמרים הבאים נמפה את התהליך התפעולי כולו, משלב קבלת ההזמנה ועד למסירת התוצרת ללקוח, תוך שימוש בדוגמאות מפרויקטים רבים שביצענו עבור לקוחותינו במגוון תחומי עיסוק וייצור.
