שלבים בתכנון או הרחבת אתר לוגיסטי או מפעל ייצור
בארגונים רבים עומדים, בשלב מסוים של חיי הארגון, מול השאלה: האם הגיע הזמן לבנות מחדש או להרחיב (מרכז לוגיסטי / מחסן / מפעל / קו ייצור וכו').
במאמר זה, אתאר, את השלבים המרכזיים בתכנון או הרחבת, אתר לוגיסטי או מפעל יצור.
מאמר זה, פורסם השבוע, גם בעיתון המקצועי: "מי ומה בשרשרת האספקה" – גיליון 64, יוני – ראה קישור בסוף המאמר.
שלב א': שלב הייזום
בשלב הייזום, עולה הרעיון להרחבת המחסן או הקמת מחסן חדש. הגורמים שבד"כ מהווים זרז להעלאת הרעיון נובעים מהסיבות העיקריות הבאות:
- צורך בשטחים נוספים לצורך אחסנה ותהליכים לוגיסטיים נוספים
- המערך הפיזי הקיים יוצר בעיות יעילות ועיכובים בתהליכי ייצור/לוגיסטיקה.
- מאפייני המבנה הקיים אינם מאפשרים התרחבות נדרשת ומגבילים כניסה למוצרים חדשים.
- נדרש שיפור מהותי בחזות האתר, כמקדם מכירות ו/או עמידה בתקנים מחייבים.
אחד או יותר מהצרכים הנ"ל גורמים להנהלת החברה ו/או לבעליה, להתחיל בתהליך מורכב זה.
כבר בשלב זה, כדאי להנהלת החברה, להתקשר עם גורם מנוסה בהובלת פרויקטים שכאלו.
מטרת ההתקשרות - היא לוודא כי בהמשך התהליך, נלקחים בחשבון כל השיקולים הרלוונטיים - מחד, ולא מוקנה משקל עודף לשיקולים שאינם רלוונטיים - מאידך. הניסיון משחק כאן תפקיד מהותי.
טעויות נפוצות בשלב זה, נובעות מכך שמרבית ההנהלות, לוקות בהערכת חוסר של מרכיבי הפרויקט השונים למשל:
- שטחים ומרכיבי מבנה מהותיים לשימוש בעתיד.
- מורכבות הפרויקט מבחינת התהליך, כמות הגורמים המעורבים בו וקשיי התיאום בין כל הגורמים.
- העלויות הסופיות של הפרויקט. גורמים "שוליים" לא נלקחים בחשבון, כגון דרישות איכות סביבה המחמירות והולכות, דרישות בטיחות ומיגון אשר הוחמרו לאחרונה, עלות המערכות התומכות (יניקות, אוורור, שינוע, מלגזות חדשות וכיו"ב)
- הקצאת המשאבים הניהוליים הנדרשים ליישום פרויקט שכזה.
גורם חיצוני מנוסה, יהיה גורם מרכז אשר יאסוף את מירב הנתונים מיחידות החברה השונות, ינתח אותם בראיה עתידית של אופק הצמיחה ויבצע תהליך " Bench Marking ", על מנת להבין באופן הברור ביותר את המשמעויות המלאות של פרויקט שכזה.
גורם זה יכול להיות פנימי בחברה או יועץ חיצוני המצוי היטב בתהליך מורכב זה.
התוצרים של שלב זה הם נתונים בסיסיים להנהלת החברה ולבעליה לצורך קבלת החלטה התהליך:
- היתכנות היישום ותכנון כללי ביותר ברמת גושי מבנה וגודל אתר נדרש.
- עלות מוערכת, בשלב זה העלות תכלול מקדמי אי וודאות גדולים יחסית, עד כדי 20%.
- לוח זמנים משוער. לוח זמנים זה צריך לכלול את כל התהליך ולהגדיר במפורש את ה"נתיב הקריטי" לפרויקט. לוח זמנים זה צריך להבנות באופן המאפשר עדכון רציף שלו.
- משתני החלטה נוספים – זמינות שטחים, טכנולוגיות קריטיות ועוד גורמים הספציפיים לכל ארגון.
שלב ב: תוכנית האב
לאחר שעסקנו בשלב הייזום של הקמת אתר / מחסן החדש, או הרחבת הקיים. לאחר שהנתונים הכללים ברורים ככל האפשר, ניגש לשלב הבא:
בשלב זה מעמיקה הירידה לפרטים.
הנהלת החברה והגורמים המקצועיים בה צריכים לבצע תהליך מסודר של חשיבה עתידית על המחסן ב"אופק התכנון" - קרי בשנים הבאות.
שלב זה נתקל בד"כ בקשיים משום הקושי הטבעי לתת תחזיות מחייבות לאופק תכנון מרוחק. השאלות אשר צריכות להישאל ועליהן צריכות להינתן תשובות מלאות ככל האפשר הן:
- מדיניות המלאי של החברה, במצב קיים ואיך היא צפויה להתפתח לאור שינויים בסביבת הארגון.
- בתחום הכמותי – תחזית ייצור ומכירות מקסימאלית, ממוצעת והשינויים הצפויים בכמויות לאורך הזמן, והשלכותיהן על רמת המלאי הנדרשת לאחסנה.
- בתחום המוצר – כניסה לייצור של מוצרים חדשים שיחייבו הגדרות מבנה שונות ( ממדים, יכול הנפה ושינוע מיוחדת וכד').
- מלאי חומרי גלם, תוצרת גמור ומלאי בתהליך שיידרש באופק התכנון, הנחיה טכנולוגית בכל הקשור לדרכי שינוע וטיפול במלאים אלו.
- שאלות נוספות הספציפיות לתחום בו פועל הארגון.
טעות נפוצה היא להזניח, מפאת הקושי במתן התשובות או מפאת חוסר הבנת החשיבות, את אחד התחומים אשר הוזכרו לעיל.
מוביל הפרויקט או המתכנן הראשי הוא זה אשר צריך לוודא כי כל השאלות מוצאות מענה.
שאלה לגביה לא ניתן לתת תשובה ברמת סבירות טובה - תחייב תכנון מערך ואמצעים גמישים, על מנת להתמודד עם שינויים ודרישות שאינן ברורות בשלב זה של התכנון.
לתכנון גמיש ישנם גם חסרונות, בהיותו בזבזני על מנת לאפשר את מירב השינויים וההתאמות העתידיות. יכולתו של המתכנן הראשי ומוביל הפרויקט צריכה לבוא בשלב זה ליידי ביטוי בהובלת הצוות המפעלי לדיון ממוקד ופורה ומתן תשובות באיכות טובה.
תוצר השלב הזה הוא מסמך המגדיר, בחתכים שונים של הפעילות:
- הנחות ייסוד לתכנון, קונספט התפעול וקונספט לוגיסטי.
- מצב קיים.
- קשרי זיקה בין מרכיבים שונים בתהליכים.
- מאפייני שטחים ואזורים.
- גודל ופרופורציות שטחים על פי סוגים ומאפיינים.
- טכנולוגיות עתידיות ודרישות תשתית.
- מבנה כללי של האתר ודרישות מיוחדות מהאתר.
- מסמך זה ילווה בשרטוט "מלבנים" של האתר הכולל הגדרת גושי תפעול עיקריים על פי מאפייני שטחים ותפקוד, וכן תמונת האתר כולו. מסמך זה רלוונטי במיוחד אם כבר קיים אתר מיועד לפעילות.
שלב ג': התכנון הפונקציונאלי:
מהו בעצם התכנון הפונקציונאלי:
מטרתו היא להבין את צרכי הארגון מכל הבחינות ולתרגם אותן לנתונים ותכניות אשר על פיהן יכולים שאר המתכננים להתקדם.
ניתן לראות, ששלב התכנון הפונקציונאלי הוא השלב הראשון בכל פרויקט. מתכנן פונקציונאלי טוב ילמד היטב את פעילות הארגון, טכנולוגיות, קווי מוצר, תהליכים וכד'. כמו כן יינתן דגש לנושא כ"א, צרכים ותחזיות איוש.
כפי שכתבתי, בשלב תכנית האב המתכנן יציע מספר חלופות ברמת "בלוקים" או "סכמות מלבנים" המתארות את גודל השטחים הנדרשים לכל פעילות, מיקומם כך שיתמכו בתהליכים הארגוניים וכן סימון וגודל של שטחים כלליים כגון שטחי משרד, רווחה וכד'.
למשל:
שלב ד': בחירת החלופה בדיון עם הנהלת החברה:
החלופה הנבחרת תעבור לתכנון פונקציונאלי מפורט. בתכנון זה ימוקמו כל פריטי הציוד ויסומנו כל דרישות התשתית הנדרשות לציוד כגון סוג וגודל של חיבור חשמל, ינקות אויר, ניקוזים תעשייתיים וביוב , מערכות גזים וכד'.
למשל:
שלב ה': מסמך המפרט את דרישות המבנה:
דרישות אשר אינן מופיעות בשרטוט, ושיש להדגיש שוב ובכלל זה נושאים כגון: פתחים – סוג ומידות, ריצפה – סוג ועומס נדרש, חומרי בינוי הנדרשים צרכי התהליך ו/או עמידה בתקני בקרת איכות (במיוחד בתעשיית המזון ותרופות) ועוד.
זהו.. עכשיו יש בידי המתכננים השונים כל החומר הדרש להם לצורך עבודתם ומסירת תכנון איכותי ללקוח.
בצורה כזו נחסכות גם עלויות תכנון הנובעות בד"כ מחוסר הבנת ותכנון נוסף לאחר שהפרטים הובהרו. בתכנון פונקציונאלי טוב, כל הפרטים ברורים למתכננים ונחסכת להם עבודה רבה.
ואכן במקרים רבים, המתכננים ובראשם האדריכל הם היוזמים את ביצוע התכנון הפונקציונאלי, בשיחה עם היזם.
תוצר נוסף של שלב זה הוא כתב הכמויות הרלוונטי לנושא התכנון הפונקציונלי המפורט, בתחום המחסנים.
כתב כמויות זה פרט את מרכיבי מערכות האחסון הנדרשים ואת ציוד השינוע, כפי שתוכננו.
בעזרת נתונים אלו יוכל הארגון לצאת לרכש של הפריטים והציוד הנדרשים.
מומלץ כי בעת היציאה לרכש תלווה הפעילות על ידי היועץ המתכנן אשר יסייע לארגון מהבחינה הטכנית.
שלב אחרון בתכנון הפונקציונלי הוא הוא בדיקה של תכנון המערכות כפי שבוצע על ידי המתכננים.
זהו שלב חשוב יותר שמטרתו לוודא כי המערכות השונות אכן משרתות את התכנון הפונקציונלי, שמצדו משרת את תהליכי הארגון.
כך בעצם, נסגר מעגל התכנון וניתן לצאת לפעילות מכרזים ורכש.
יש לוודא כי התכנון עונה על הדרישות הפונקציונאליות, וכך, שוב, נוצר חיסכון כספי על ידי מניעת תוספות ושינויים בעבודת הקבלנים, לתיקון והוספות של פריטים אשר לא נלקחו בחשבון.
חברת שורה תחתונה, מתמחה בייעול ארגונים מסחריים ומרכזים לוגיסטיים,
תכנון מפעלים ומערכים, שיפור תהליכים, תמחור מוצר, ניהול פרויקטי הקמה, רכש, מחשוב ארגוני, ייבוא / ייצוא ושילוח בינלאומי וניהול האיכות.
אני מזמין אותך – להתקשר אלי, עכשיו ולקבוע פגישה!!!
054-7796387 או פנה במייל david@dsbl.co.il
לקישור למאמר זה, אשר פורסם השבוע, גם בעיתון המקצועי: "מי ומה בשרשרת האספקה" – גיליון 64, יוני – לחץ
