תפי חלק ב

במאמר קודם התחלנו בסקירה של פעילות מחלקת התפ"י, או כפי שאנו מעדיפים לקרוא לה: מחלקת שירות לקוחות.

הסברנו כי שירות לקוחות (תפ"י):

  • מבין את צרכי הלקוח.
  • מתרגם אותם לשפת המפעל – מקט"ים, הוראות ייצור, מפרטים וכיו"ב.
  • מכין תכנית ייצור ואספקה.
  • מתחייב למועד אספקה מול הלקוח.

כמו כן הסברתי כי מרגע שיצא אישור ההזמנה ללקוח, כלומר התפ"י התחייב בשם הארגון, פועל כל הארגון על מנת לעמוד בהתחייבות זו.

 במאמר של היום נעסוק בסגירת החוג, כלומר בבקרת הביצוע, שאף אותה מבצע התפ"י.

נחזור רגע לראשי התיבות: תפ"י =  תכנון פיקוח יצור

כל מערכת ניהולית צריכה לעבוד בחוג סגור, כלומר לקבל משוב על מילוי ההנחיות ולתקן אותן בהתאם.

התפ"י אינו שונה מכלל זה. במערכת מתפקדת, כל המערך התפעולי עובד על מנת לקיים את אשר הבטיח התפ"י והתחייב ללקוחות.

לאחר שהתפ"י העביר את הוראות הייצור ודרישות החומר לגורמי הייצור והרכש, חובתו היא לפקח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש.

לצערי, קיימים הרבה ארגונים בהם חלק זה לוקה בחסר.

על מנת לטפל בליקוי (פיקוח על התקדמות העבודות וביצוע הרכש) זה יש לבצע ולהקפיד על מספר נושאים:

1מיקום התפ"י במבנה הארגוני ותפישתו כגוף מתכנן, אך גם מפקח.  

בארגונים רבים, מנהל התפ"י הוא יד ימינו של מנהל התפעול ומהווה עבורו את מערך הבקרה והדיווח על התקדמות העבודה.

 כדוגמה לחשיבות מיקום התפ"י ובניית מיצובו בארגון, אספר כי בארגון יצרני, אותו ניהלתי, ואשר היה בעל דרישות תובעניות ביותר בכל הקשור לעמידה בזמני אספקה ללקוחות - הופעלה שיטה של שיחות בוקר בנות 20 דק', לא יותר.

ישיבות אלו התנהלו אמנם במשרד שלי אך היה ברור לכולם כי הן בעצם ישיבות של מנהלת התפ"י אשר עדכנה את הפעילות הנדרשת לאותו יום, לאור ריכוז דיווחי הייצור ואספקה מיום קודם.

שיטה זו מומלצת ביותר, ומדגימה עבור כל הארגון את חשיבות התפ"י ומרכזיותו.

2כלי בקרה מתאימים 

במרבית המערכות הארגוניות יש כלי דיווח ייצור. כלים אלו יכולים להיות אוטומטיים על ידי קליטת נתונים של סיום ייצור באמצעות סורקי ברקוד, גלאי RFID  וכיוצא באלו, או ידניים על ידי דיווח סיום יצור ו/או העברה למלאי. בכל מקרה, נתונים אלו משמשים את התפ"י למעקב אחר סטאטוס הפעילות.

ללא ידיעה על סטאטוס, נשלל מהתפ"י מידע קריטי להצלחת הארגון.

לאור זאת יש להקפיד על דיווחים סדירים ומדויקים ככל האפשר.

במספר מקומות עדיין נהוג לרכז טופסי דיווח ידניים ולהקליד אותם - חסרונה העיקרי של שיטה זו, לבד מהסיכוי המוגבר לטעות הקלדה, הוא בחוסר עדכניות הנתונים, בד"כ בעיכוב של יום ייצור אחד לפחות.

 כלי הבקרה הם מעין לוח ונים ברכב, הנותן לנהג מידע בזמן אמת על ביצועי הרכב (ועל ביצועי הנהג)

3דיווח סטטוס שוטף של הזמנות רכש וצפי להגעת חומרים.  

יש לפתח שיטת דיווח ועדכון בה התפ"י מעודכן בזמן אמת על מצב הגעה של חומרים וזמני הגעה צפויים - זהו כלי מהותי בתכנון החומר.

ממשק בין הרכש לתפ"י יכול גם הוא להתבצע על ידי עדכון ידני של רשימת הזמנות פתוחות או, למשל, על ידי עדכון ממוחשב המופיע בתוכנה הארגונית בכל פעם שהגוף האחראי להובלת ההזמנות (בד"כ מחלקת רכש או מחלקת לוגיסטיקה), מעדכן שינוי במצב ההזמנה.

ניתן למצוא את הכלי המתאים לכל ארגון וארגון על פי מאפייני הפעילות ונפח העבודה.

מעוניין בפגישה ללא התחייבות?
השאר פרטייך עכשיו:
הודעתך נשלחה בהצלחה
 
_iesupport _chrome