תפ"י - מרכז העצבים של החברה
עד עתה כתבנו, בחברת שורה תחתונה, כ - 50 מאמרים מקצועיים בתחומי עיסוקינו, בעיקר במרחב העשיר של מערך התפעול.
נושא אחד בו נגענו רק בעקיפין, אך חשיבותו עוברת כחוט השני בכל הנושאים האחרים הוא כמובן - התפ"י.
ראשית להגדרות: תפ"י, משמעו: תכנון ופיקוח על היצור - כל מילה כאן חשובה.
באופן טבעי, מרבית המנהלים בארגונים מבינים ומיישמים את החלק הראשון, קרי - התכנון.
ללא קשר כעת לכלי התכנון ולרמת הביצוע, לא רבים הם הארגונים המיישמים גם את החלק השני, קרי את הפיקוח, ברמה טובה ומספקת.
הסיבות העיקריות לחוסר יישום רכיב הפיקוח על הייצור
- 1 מחלקת התפ"י, נתפסת כגוף טכני המבצע פתיחת הוראות עבודה וכד' בלבד.
- 2 כלי הפיקוח אינם מספקים ולא עומדים בקנה אחד עם הרמה הנדרשת - בד"כ הם נחותים מכלי התכנון.
הסיבה הראשונה היא המהותית ביותר - כל המנהלים אשר הכרתי, מבינים את חשיבות מחלקת התפ"י, אולם רק חלק קטן מהם, רואים בו יותר מהגוף האחראי לפתיחת הוראות העבודה במערכת המידע הארגונית.
ומה התפקיד המלא והנכון לתפ"י?
אמחיש זאת כך: במרבית הארגונים בהם אבחנו בעיה בתחום זה, המלצנו, במקביל לפעילויות נוספות, לשנות את שם המחלקה מתפ"י ל - שירות לקוחות.
לא מעט גבות הורמו בתמיהה. הן שירות לקוחות הם אלו אשר עונים לטלפון ורושמים תלונות והשגות שונות של לקוחות על מוצרי הארגון ושירותיו. מה הקשר של תפ"י לכל זה?
ובכן, השם הזה נבחר על מנת להדגיש את תפקידה של מחלקת התפ"י - כנציגת הלקוח במפעל.
הדבר מתבטא בפעילות נכונה של מחלקת התפ"י
פעילויות מחלקת התפ"י
- מחלקת התפ"י מבינה את צרכי הלקוח.
- מחלקת התפ"י מתרגמת את הצרכים לשפת המפעל: מספרים קטלוגים, תהליכים, חומרים וכיוצא בכל אלו.
- מחלקת התפ"י קובעת מועדי אספקה, בתיאום עם הייצור, או כחלק מאמנה מסודרת אשר בין ייצור למכירות, בכל הקשור למועדי אספקה.
- מחלקת התפ"י מאשרת הזמנה ומתחייבת לכמות ומועד מול הלקוח.
לסיכום פעילות מחלקת התפ"י: כל המערכת התפעולית עובדת עבור מחלקת התפ"י, על מנת לקיים את אשר הבטיחה.
עד כאן חלק התכנון בעבודת מחלקת התפ"י. בתיאור גרפי זה ניראה כך:
בתרשים זה, מתוארת זרימת ההזמנה המתקבלת מגופי המכירות, חנויות ומפיצים, אל המפעל.
מחלקת התפ"י, דואגת לפירוק ההזמנה לרכיבים המסופקים ממלאי, ורכיבים הדורשים ייצור.
לאלו הדורשים ייצור, מכינה מחלקת התפ"י - פקודות עבודה ודרישות חומר, מתוכן מבודדים את החומרים אשר אינם בנמצא במלאי ויש לרכוש - כך נוצרות דרישות רכש.
במרבית מערכות המידע הארגוניות, ERP, קיימים מודולים המסייעים לתפ"י בכל הקשור לניתוח ההזמנות, בקרת מלאי, פתיחת פקודות עבודה ותכנון הייצור.
מהטעם הזה, בארגונים המפעילים מערכות משוכללות אלו עובדי מחלקת התפ"י - נקראים בקרי MRP, שכן הם עובדים ישירות מול המערכת, כל אחד מטפל בקבוצת מק"טים - לה הוא אחראי.
פעילות זו היא עדיין ב"חוג פתוח" כלומר ללא משוב וללא הפיקוח, שהוא חלק מהותי בעבודת התפ"י.
על עבודת הפיקוח והמשוב - וגם על מדדים לבחינת ביצועי התפ"י, במאמר הבא..
חברת שורה תחתונה, מתמחה בייעול ארגונים מסחריים ומרכזים לוגיסטיים, תכנון מפעלים ומערכים, שיפור תהליכים, תמחור מוצר, ניהול פרויקטי הקמה, ניהול הרכש, מחשוב ארגוני, ייבוא / ייצוא ושילוח בינלאומי וניהול האיכות.
אני מזמין אותך – להתקשר אלי, עכשיו 054-7796387 ולקבוע פגישה!!!
או פנה במייל david@dsbl.co.il
