האם התהליך בחברות - הוא העיקר?

האם התהליך הוא החשוב בארגון  – או שמא התוצאה?

זהו המאמר החמישי והאחרון בסדרה זו המתבססת על ניתוח מאמר אשר התפרסם בדה מרקר.

למאמר הראשון בסדרה: "חברות רבות בישראל לא יעילות, לא מתחרות מול העולם - ומשלמות שכר נמוך" – לחץ.

במאמר זה, מנינו 5 סיבות, ומאמרים, לבעיה:

1   כלי ניהול - עליהם דיברנו במאמרנו: "מה שלא נמדד, לא מנוהל" – לקריאת המאמר המלא - לחץ.

1. 2   אמצעים ושיטות - המתוארים במאמרנו: "סבתא שלי נהגה לומר: זול זה רק לעשירים" – לקריאת המאמר - לחץ

1. 3   הערכת חסר של היכולת האמיתית של התהליך – ראו: "כמה באמת אפשר לייצר?" – לקריאת המאמר – לחץ.

1. 4   בזבוזים, בזבוזים ושוב בזבוזים (MUDA בשפת ה – LEAN) – "בזבוזים – היכן נשרף הכסף" – לקריאה – לחץ.

1. 5   תוכנית עבודה וזרימת התהליך, אשר אינם משרתים את מטרות הארגון – על סיבה זו – נדבר במאמרנו זה..

ובכן, יתכן שבמערכות חינוך ודומות להן העיקר הוא התהליך עצמו והתוצאה - חשובה פחות.

גם בתעשייה יש לכך מקבילה שהיא בעצם "חינוכית", הרי זו שיטת ה 5S - בה העיקר הוא בהלך המחשבה וביצוע התהליך, ופחות בתוצאות מספריות.

במרבית המקרים בעולם העסקי, מה שחשוב זו התוצאה הסופית.

בביקורים רבים במפעלים וארגונים שונים אנו נתקלים לא אחת בארגון אשר עבר שינוי דרמטי, אך לא השכיל להתאים את התהליכים שבו - למצב החדש.

לדוגמא, בית מלאכה משפחתי המצליח מאד בעסקיו ובתוך שנים ספורות היקף המכירות גדל פי 10!!.

אליה וקוץ בה - התהליכים נשארו כשהיו, כאשר העסק נוהל על ידי בעליו ומספר עובדים מסורים.

כעת, בבית מלאכה זה, המצב שונה - מנהלי הארגון זיהו את השינוי שחל וברור להם כי לאחר שינוי מקיף בתהליכי הייצור (בו סייענו להם רבות) הגיע זמנם של תהליכי ה"משרד" והתומכים בייצור והם רבים:

• תהליך תכנון הייצור והבקרה (תפ"י).
• תהליך הרכש - מדרישה ועד להזמנה ולקבלת הסחורה המוזמנת.
• קליטה והכשרת עובדים.
• נהלי ספירת מלאי, טיפול בחומר ובקרה.
• נהלי בטיחות.
• נהלי אחזקה מונעת / שבר.

ברור כי, בנוסף לתהליכים הרשומים כאן, יש עוד תהליכים במכלול המרכיב את פעילות הארגון.

דוגמאות נוספות הן בכיוון ההפוך.

אם הדוגמה הקודמת מהווה: "צרה של עשירים", הרי שיש מקרים בהם חלה האטה מתמשכת בעסקים והארגון נשאר עם מנגנון אשר אינו תואם את היקף עסקיו האמיתי.

במקרים רבים המכשלה כאן היא מכשלה בין אישית של חוסר רצון של המנהלים / בעלים להודות באמת העצובה, ולפעול בנחישות.

בבואנו לסייע לארגון בהתאמת התהליכים שלו למצב הנוכחי והצפוי - אנו מבצעים את הדברים הבאים:

• מיפוי של התהליכים הקיימים.
• מיפוי הסביבה בה פועל הארגון בראיית 360 מעלות (כולל כל הממשקים הארגון).
• כנ"ל לכל מחלקה או חלק בארגון.
• איתור נקודות התורפה בתהליכים הקיימים.
• בניית תהליכים חדשים התואמים את מטרות הארגון ובסביבתו, כפי שהוגדרו על ידי הנהלת הארגון.
• בניית מבנה ארגוני, הכולל תפקידים, אך לא שמות, והמתאים ליישום תהליכים אלו. 
• סיוע לארגון ליישם תהליכים חדשים אלו.

בסופו של דבר, בארגון קיימים תהליכים המתאימים לפעילותו בסביבה בה הוא פועל, ובהיקפים הנדרשים.

תהליכים אלו יכולים לשמש את הארגון גם כתשתית לכל מהלך של יישום מערכת ERP, שכן הם תואמים את שלב האפיון הראשוני הנדרש (Blue Print).

ראו דוגמה של תהליך אשר יישמנו בחברה ישראלית ידועה ומובילה בתחומה.

לסיכום: אנו יכולים לסייע גם לארגון שלך בבניית תהליכים התואמים את האתגרים המורכבים אשר עומדים בפניו ואשר יביאו אותו להתייעלות ולרווחיות גדולה יותר.